Vedtægter

Vedtægter for Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker

Navn:
§ 1. Foreningens navn er Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker. Foreningens hjemsted følger adressen for foreningens sekretariat.

Formål:
§ 2. Foreningen virker til fremme for fag-, forsknings- og uddannelsesbibliotekerne samt det samlede biblioteksvæsen og udgør et forum for drøftelse og behandling af biblioteksfaglige og bibliotekspolitiske emner.

Stk. 2. Foreningen tilstræber nært samarbejde med andre biblioteksorganisationer og beslægtede organisationer, såvel danske som udenlandske.

Stk. 3. Der udarbejdes årligt et arbejdsprogram og aktivitetsplan under hensyntagen til den aktuelle biblioteksfaglige og bibliotekspolitiske situation.

Medlemskab:
§ 3. Foreningen har to kategorier af medlemmer:

• institutionelle medlemmer og
• personlige medlemmer, der er
  • enten kontingentfrie personlige medlemmer
  • eller kontingentbetalende personlige medlemmer

Stk. 2. Som institutionelle medlemmer kan optages alle fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker i Danmark samt, efter bestyrelsens nærmere bestemmelse, beslægtede institutioner og organisationer. Indmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til foreningen.

Et institutionelt medlemskab giver den pågældende institutions medarbejdere ret til at blive optaget i foreningen som kontingentfrie personlige medlemmer.

Institutionelle medlemmer har ret til ved deres repræsentanter at deltage i foreningens generalforsamlinger og i afstemninger på disse, herunder valg af ledermedlemmerne af bestyrelsen.

Information om foreningens institutionelle medlemmer vil være at finde på foreningens hjemmeside www.dfdf.dk.

Institutionelle medlemmers udmeldelse af foreningen kan ske med 7 måneders varsel til den 1. januar.

Stk. 3. Som kontingentfrie personlige medlemmer kan optages alle medarbejdere ansat ved institutioner, der har institutionelt medlemskab af foreningen. Kontingentfrie personlige medlemmer har ret til

• at deltage i foreningens generalforsamlinger og i afstemninger på disse, herunder valg af medarbejdermedlemmerne af bestyrelsen
• at deltage i foreningens arrangementer til medlemspris
• at deltage i arbejdet i foreningens fora
• at modtage foreningens medlemsblad via medlemsinstitutionens lokale fordelingsordning

Medlemskab som kontingentfrit personligt medlem opnås ved at aktivere medlemsrettigheder via foreningens hjemmeside eller i forbindelse med tilmelding til årsmøde og andre arrangementer. Aktivering af medlemskabet bekræftes ved e-mail fra foreningens sekretariat.

Medlemskab som kontingentfrit personlig medlem ophører samtidig med ansættelsesforholdet ved pågældende medlemsinstitution.

Stk. 4. Som kontingentbetalende personlige medlemmer kan optages enhver interesseret. Kontingentbetalende personlige medlemmer har ret til

• at deltage i foreningens generalforsamlinger og i afstemninger på disse, herunder valg af medarbejdermedlemmerne af bestyrelsen
• at deltage i foreningens arrangementer til medlemspris
• at deltage i arbejdet i foreningens fora
• at modtage et eksemplar af foreningens medlemsblad med posten

Medlemskab som kontingentbetalende personligt medlem opnås ved skriftlig henvendelse til foreningens sekretariat. Medlemsskabet bekræftes ved e-mail fra sekretariatet.

Medlemskab som kontingentbetalende personligt medlem bringes til ophør ved en skriftlig henvendelse til foreningens sekretariat. Det ophører endvidere automatisk, hvis medlemmet ikke har betalt kontingent senest to måneder før foreningens ordinære generalforsamling.

Kontingent:

§ 4. Kontingent til foreningen fastsættes af generalforsamlingen efter forslag fra bestyrelsen, jvf. § 6 stk. 6.

Regnskab og revision:

§ 5. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af to på den ordinære generalforsamling valgte revisorer.

Årsmøde og generalforsamling:

§ 6. Foreningen afholder hvert år et årsmøde.
På dette aflægger formanden en politisk beretning. I forbindelse med årsmødet afholdes den ordinære generalforsamling, der er foreningens højeste myndighed i de anliggender, der ikke er særskilt reguleret i disse vedtægter.

Stk. 2. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter tid og sted for årsmøde og generalforsamling.

Stk. 4. Indkaldelse til generalforsamling offentliggøres med mindst 6 ugers varsel på foreningens hjemmeside www.dfdf.dk.

Stk. 5. Ethvert medlem kan fremsætte forslag til behandling på generalforsamlingen, jvf. dog § 13, om forslag til vedtægtsændringer. Forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen. Modtagne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 1 uge før generalforsamlingen.

Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter generalforsamlingens dagsorden. Faste punkter på dagsordenen er:

• Valg af dirigent
• Bestyrelsens organisatoriske beretning
• Valg til bestyrelsen
  • Formand
  • 7 bestyrelsesmedlemmer
  • 2 foreningsrevisorer
• Regnskab
• Indkomne forslag
• Fastlæggelse af kontingentsatser
• Godkendelse af arbejdsprogram og aktivitetsplan for det kommende år
• Budget for det kommende kalenderår
• Eventuelt

Stk. 7. Over generalforsamlingen føres en protokol, der godkendes af generalforsamlingens dirigent og foreningens formand.

Ekstraordinær generalforsamling:

§ 7. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis det besluttes af bestyrelsen, eller hvis et antal medlemmer, der repræsenterer til sammen mindst 110 stemmer, jvf. § 8, skriftligt over for bestyrelsen fremsætter begæring herom med angivelse af forhandlingsemne.

Stk. 2. Bestyrelsen foranlediger forslaget og dagsordenen offentliggjort og sørger for generalforsamlingens afholdelse senest 9 uger efter, at begæringen er modtaget. Med hensyn til indvarsling og afstemning gælder samme regler som for den ordinære generalforsamling

Stemmeret:

§ 8. Ved generalforsamlinger, hvor der kræves afstemning, råder hvert af foreningens kontingentfrie personlige medlemmer og de personlige kontingentbetalende medlemmer over én stemme og de institutionelle medlemmer i følgende kategorier over følgende antal stemmer:

Kategori        Stemmeantal

I                      130

II                      30

III                     22

IV                    18

V                     15

VI                    12

VII                   10

VIII                   4

IX                     3

X                      2

Alle andre (små) biblioteker har 1 stemme.

Stk. 2. Der afholdes skriftlig afstemning, hvis det forlanges af ét medlem under forudsætning af støtte fra mindst 5 andre medlemmer.

Stk. 3. Afstemning

• Medlemmer, der ikke er til stede ved generalforsamlingen, kan deltage i afstemningen om valg af bestyrelsesmedlemmer ved at afgive brevstemme på forhånd eller ved skriftlig fuldmagt til fremmødt medlem.
• Brevstemmer skal være foreningens sekretariat i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen.
• De institutionelle medlemmer og de personlige kontingentbetalende medlemmer får tilsendt brevstemmemateriale pr. post.
• Kontingentfrie personlige medlemmer får tilsendt brevstemmemateriale pr. e-mail.
• Brevstemme kan kun ske til bestyrelsesvalg.

Stk. 4. Fornøden legitimation og skriftlig fuldmagt må på forlangende kunne forevises på generalforsamlingen af stemmeberettigede medlemmer.

Stk. 5. Medlemmer i kontingentrestance har ikke stemmeret.

Stk. 6. Afgørelse træffes ved almindeligt flertal. Står stemmerne lige, betragtes et forslag som bortfaldet.

Bestyrelsen:

§ 9. Bestyrelsen består af formanden og 7 af generalforsamlingen ved flertalsvalg direkte valgte medlemmer, valgt for 2 år ad gangen, således at 3 afgår sammen med formanden i de lige år, 4 i de ulige år. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesarbejdet.

Formands- og bestyrelsesvalg:

Stk. 2. Formanden vælges for to år ad gangen. Umiddelbart genvalg kan finde sted 2 gange.

Stk. 3 Såfremt formanden vælges fra den siddende bestyrelse og stadig har 1 år tilbage af sin oprindelige bestyrelsesvalgperiode, vælges der for at opretholde kontinuiteten i valgperioderne et nyt bestyrelsesmedlem for 1 år fra den medlemskategori, som formanden repræsenterer jf. Stk. 4. Det valgte bestyrelsesmedlem med det laveste stemmetal er i så fald valgt for 1 år.

Stk. 4. De 7 øvrige medlemmer af bestyrelsen er dem, der får flest stemmer ved flertalsvalg. Genvalg kan finde sted.

• Sammensætning af bestyrelsen skal til enhver tid bestå af lige dele ledere og medarbejdere. En leder defineres i denne sammenhæng som en leder, der har ledelsesansvar af en organisatorisk enhed på mindst 5 medarbejdere.
• Suppleant er den kandidat, der i sin kategori opnår flest stemmer uden at få sæde i bestyrelsen.
• Hver kategori opstiller et antal kandidater til bestyrelsesvalget. I hver kategori vælges 4 medlemmer til bestyrelsen.
• Opstilling til formands- og bestyrelsesvalg skal ske skriftligt senest 4 uger forud for generalforsamlingen.
• Opstilling meddeles foreningens medlemmer 3 uger før generalforsamlingens afholdelse på foreningens hjemmeside.

Stk. 5. Brevstemmer skal være foreningens sekretariat i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen.

Stk. 6. Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på maximalt det antal kandidater, der svarer til antallet af ledige pladser i bestyrelsen for den pågældende kategori.

Stk. 7. I forlængelse af generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand (som vælges i den kategori, der ikke har formandskabet) og kasserer.

Stk. 8. Bestyrelsen ledes af formanden, der indkalder til møderne og foranlediger, at sagsområderne fordeles imellem medlemmerne og sekretariatet. Ved formandens forfald indtræder næstformanden i dennes sted.

Stk. 9. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede. Beslutninger træffes normalt ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme afgørende.

Stk. 10. Der skrives referat af bestyrelsesmøderne, der godkendes på det følgende møde.

Stk. 11. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Stk. 12. Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.

Fora og udvalg:

§ 10. Der kan inden for foreningens rammer oprettes fora til varetagelse af særlige aktiviteter på områder, hvor det skønnes at være særlige behov. Bestyrelsen skal godkende nye fora og fastsætte retningslinjer for deres arbejde. Der afgives årligt rapport fra hvert enkelt forum til bestyrelsen, der tager stilling til, hvorvidt den pågældende forumaktivitet fortsat skal støttes af foreningen.

Stk. 2. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg efter behov og med fastsat kommissorium. Bestyrelsen skal altid være repræsenteret heri ved mindst ét medlem.

Daglig ledelse:

§ 11. Mellem møderne i bestyrelsen varetages foreningens ledelse af et forretningsudvalg bestående af formanden, næstformanden og kassereren.

Stk. 2. Nærmere bestemmelse om anvendelse af lønnet bistand til varetagelse af sekretariatsopgaver, revision m.v. træffes af bestyrelsen.

Medlemskommunikation:

§ 12. Foreningen udgiver et medlemsblad i såvel trykt som elektronisk udgave. Redaktøren udpeges af bestyrelsen.

Stk. 2. Der tilknyttes en redaktionsgruppe, som skal godkendes af bestyrelsen.

Stk. 3. Et institutionelt medlem modtager et tilstrækkeligt antal blade til sine medarbejdere. De personlige kontingentbetalende medlemmer får tilsendt et eksemplar af bladet.

Stk. 4. I sin kommunikation anvender foreningen også de elektroniske medier, herunder en hjemmeside.

Vedtægtsændringer:

§ 13. Forslag til vedtægtsændringer kan fremsættes af bestyrelsen eller af mindst 10 medlemmer, der til sammen repræsenterer mindst 100 stemmer på generalforsamlingen.

Stk. 2. Forslag, der fremsættes af bestyrelsen, offentliggøres på foreningens hjemmeside senest sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen, jvf. § 6, stk. 1 og 4. Andre forslag til vedtægtsændringer, herunder ændringsforslag til bestyrelsens forslag, må være denne i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen. Modtagne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside senest en uge før generalforsamlingen.

Stk. 3. Ændringer af vedtægterne kræver vedtagelse ved almindeligt flertal blandt de på generalforsamlingen fremmødte, og de gennem skriftlig fuldmagt repræsenterede medlemmer.

Ophævelse:

§14. Foreningen kan ophæves, hvis 2/3 af de repræsenterede stemmer jf. § 8, ved en generalforsamling vedtager dette. Hvis der ikke er det fornødne flertal, kan foreningen opløses ved simpelt flertal af de repræsenterede stemmer jf. § 8, ved en efterfølgende generalforsamling

Stk.2. Foreningens eventuelle formue tilfalder et biblioteksfagligt formål efter den ophævende generalforsamlings særskilte bestemmelse efter forslag fra den afgående bestyrelse.

Ikrafttræden:
§ 15. Disse vedtægter træder i kraft efter at være vedtaget på generalforsamling i Danmarks Forskningsbiblioteksforening.

Oprindelig vedtaget på generalforsamlingen i Foreningen af Medarbejdere ved Danmarks Forskningsbiblioteker den 7. juni 1979.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingerne i Danmarks Forskningsbiblioteksforening og dens daværende delforeninger den 13. september 2002.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 8. september 2006.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 16. september 2010.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 15. september 2011.

Ændret og vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 23. januar 2014

Ændret og vedtaget på ekstraordinær generalforsamling i Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker den 3. december 2021