Vedtægter

Vedtægter for Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker

Navn:
§ 1. Foreningens navn er Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker. Foreningens hjemsted følger adressen for foreningens sekretariat.

Formål:
§ 2. Foreningen virker til fremme for fag-, forsknings- og uddannelsesbibliotekerne samt det samlede biblioteksvæsen og udgør et forum for biblioteksfaglige og bibliotekspolitiske emner.

Stk. 2. Foreningen tilstræber nært samarbejde med andre organisationer både indenfor og udenfor bibliotekssektoren, såvel danske som udenlandske.

Stk. 3. Der udarbejdes årligt en handleplan under hensyntagen til den gældende strategi samt den aktuelle biblioteksfaglige og bibliotekspolitiske situation.

Medlemskab:
§ 3. Foreningen har tre kategorier af medlemmer:

• institutionelle medlemmer og
• kontingentfrie personlige medlemmer, som er ansat ved foreningens institutionelle medlemmer
• kontingentbetalende personlige medlemmer

Stk. 2. Som institutionelle medlemmer kan optages alle fag-, forsknings- og uddannelsesbiblioteker i Danmark samt, efter bestyrelsens nærmere bestemmelse, beslægtede institutioner og organisationer. Indmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til foreningen.

Et institutionelt medlemskab giver den pågældende institutions medarbejdere ret til at blive optaget i foreningen som kontingentfrie personlige medlemmer.

Institutionelle medlemmer har ret til ved deres repræsentanter at deltage i foreningens generalforsamlinger og i afstemninger på disse, herunder valg af medlemmerne af bestyrelsen.

Information om foreningens institutionelle medlemmer vil være at finde på foreningens hjemmeside www.dfdf.dk.

Institutionelle medlemmers udmeldelse af foreningen kan ske med syv måneders varsel til den 1. januar.

Stk. 3. Som kontingentfrie personlige medlemmer kan optages alle medarbejdere ansat ved institutioner, der har institutionelt medlemskab af foreningen. Kontingentfrie personlige medlemmer har mulighed for

• at deltage i foreningens generalforsamlinger og i afstemninger på disse, herunder valg af medlemmerne af bestyrelsen
• at deltage i foreningens arrangementer til medlemspris
• at deltage i arbejdet i foreningens fora
• at modtage foreningens medlemsblad

Medlemskab som kontingentfrit personligt medlem opnås ved at aktivere medlemsrettigheder via foreningens hjemmeside eller i forbindelse med tilmelding til årsmøde og andre arrangementer. Aktivering af medlemskabet bekræftes ved e-mail fra foreningens sekretariat.

Medlemskab som kontingentfrit personlig medlem ophører samtidig med ansættelsesforholdet ved pågældende medlemsinstitution.

Stk. 4. Som kontingentbetalende personlige medlemmer kan optages enhver interesseret. Kontingentbetalende personlige medlemmer har mulighed for

• at deltage i foreningens generalforsamlinger og i afstemninger på disse, herunder valg af medlemmerne af bestyrelsen
• at deltage i foreningens arrangementer til medlemspris
• at deltage i arbejdet i foreningens fora
• at modtage foreningens medlemsblad

Medlemskab som kontingentbetalende personligt medlem opnås ved skriftlig henvendelse til foreningens sekretariat. Medlemsskabet bekræftes ved e-mail fra sekretariatet.

Medlemskab som kontingentbetalende personligt medlem bringes til ophør ved en skriftlig henvendelse til foreningens sekretariat. Det ophører endvidere automatisk, hvis medlemmet ikke har betalt kontingent senest tre måneder efter kontingentopkrævning.

Kontingent:

§ 4. Kontingent til foreningen fastsættes af generalforsamlingen efter forslag fra bestyrelsen, jvf. § 6 stk. 6.

Regnskab og revision:

§ 5. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af en af bestyrelsen udpeget autoriseret revisor samt af to på den ordinære generalforsamling valgte medlemsrevisorer.

Årsmøde og generalforsamling:

§ 6. Foreningen afholder hvert år et årsmøde.
I forbindelse med årsmødet afholdes den ordinære generalforsamling, der er foreningens højeste myndighed i de anliggender, der ikke er særskilt reguleret i disse vedtægter. På generalforsamlingen aflægger forpersonen en politisk beretning.

Stk. 2. Alle foreningens medlemmer har adgang til generalforsamlingen.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter tid og sted for årsmøde og generalforsamling.

Stk. 4. Indkaldelse til generalforsamling offentliggøres med mindst seks ugers varsel på foreningens hjemmeside www.dfdf.dk.

Stk. 5. Ethvert medlem kan fremsætte forslag til behandling på generalforsamlingen, jvf. dog § 13, om forslag til vedtægtsændringer. Forslag skal være bestyrelsen i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Modtagne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside senest en uge før generalforsamlingen.

Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter generalforsamlingens dagsorden. Faste punkter på dagsordenen er:

• Valg af dirigent
• Bestyrelsens organisatoriske beretning
• Valg til bestyrelsen
  • Forperson
  • syv bestyrelsesmedlemmer
  • to foreningsrevisorer
• Regnskab
• Indkomne forslag
• Fastlæggelse af kontingentsatser
• Godkendelse af handleplan for det kommende år
• Budget for det kommende kalenderår
• Eventuelt

Stk. 7. Over generalforsamlingen føres en protokol, der godkendes af generalforsamlingens dirigent og foreningens forperson.

Ekstraordinær generalforsamling:

§ 7. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis det besluttes af bestyrelsen, eller hvis et antal medlemmer, der repræsenterer til sammen mindst 150 stemmer, jvf. § 8, skriftligt over for bestyrelsen fremsætter begæring herom med angivelse af emne, der ønskes behandlet.

Stk. 2. Bestyrelsen foranlediger forslaget og dagsordenen offentliggjort og sørger for generalforsamlingens afholdelse senest ni uger efter, at begæringen er modtaget. Med hensyn til indvarsling og afstemning gælder samme regler som for den ordinære generalforsamling

Stemmeret:

§ 8. Ved generalforsamlinger, hvor der kræves afstemning, råder hvert af foreningens kontingentfrie personlige medlemmer og de personlige kontingentbetalende medlemmer over én stemme og de institutionelle medlemmer i følgende kategorier over følgende antal stemmer:

Kategori        Stemmeantal

I                      130

II                      30

III                     22

IV                    18

V                     15

VI                    12

VII                   10

VIII                   4

IX                     3

X                      2

Alle andre (små) biblioteker har 1 stemme.

Stk. 2. Der afholdes skriftlig afstemning, hvis det forlanges af ét medlem under forudsætning af støtte fra mindst fem andre medlemmer.

Stk. 3. Afstemning

• Medlemmer, der ikke er til stede ved generalforsamlingen, kan deltage i afstemningen om valg af bestyrelsesmedlemmer ved at afgive brevstemme på forhånd eller ved skriftlig fuldmagt til fremmødt medlem.
• Brevstemmer skal være foreningens sekretariat i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
• De institutionelle medlemmer og de personlige kontingentbetalende medlemmer får tilsendt brevstemmemateriale digitalt.
• Kontingentfrie personlige medlemmer får tilsendt brevstemmemateriale digitalt.
• Afstemning pr. digitalt ”brev” kan kun ske til bestyrelsesvalg og skal være foreningens sekretariat i hænde senest en uge før generalforsamlingen.

Stk. 4. Fornøden legitimation og skriftlig fuldmagt må på forlangende kunne forevises på generalforsamlingen af stemmeberettigede medlemmer.

Stk. 5. Medlemmer i kontingentrestance har ikke stemmeret.

Stk. 6. Afgørelse træffes ved almindeligt flertal. Står stemmerne lige, betragtes et forslag som bortfaldet.

Bestyrelsen:

§ 9. Bestyrelsen består af formanden og syv af generalforsamlingen ved flertalsvalg direkte valgte medlemmer, valgt for to år ad gangen, således at tre afgår sammen med formanden i de lige år, fire i de ulige år. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesarbejdet.

Forpersons- og bestyrelsesvalg:

Stk. 2. Forpersonen vælges for to år ad gangen. Umiddelbart genvalg kan finde sted 2 gange.

Stk. 3 Såfremt forpersonen vælges fra den siddende bestyrelse og stadig har et år tilbage af sin oprindelige bestyrelsesvalgperiode, vælges der for at opretholde kontinuiteten i valgperioderne et nyt bestyrelsesmedlem for et år fra den medlemskategori, som forpersonen repræsenterer jf. Stk. 4. Det valgte bestyrelsesmedlem med det laveste stemmetal er i så fald valgt for et år.

Stk. 4. De syv øvrige medlemmer af bestyrelsen er dem, der får flest stemmer ved flertalsvalg. Genvalg kan finde sted.

• Der tilstræbes en ligelig repræsentation af medarbejdere og ledere i bestyrelsen, ligesom der tilstræbes, at så mange medlemsbiblioteker som muligt repræsenteres i bestyrelsen.
• De to kandidater, der opnår flest stemmer uden at få sæde i bestyrelsen er suppleant(er).
• Opstilling til forpersons- og bestyrelsesvalg skal ske skriftligt senest fire uger forud for generalforsamlingen.
• Opstilling meddeles foreningens medlemmer tre uger før generalforsamlingens afholdelse på foreningens hjemmeside.

Stk. 5. Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på maximalt det antal kandidater, der svarer til antallet af ledige pladser i bestyrelsen.

Stk. 6. I forlængelse af generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstforperson og kasserer.

Stk. 7. Bestyrelsen ledes af forpersonen, der indkalder til møderne og foranlediger, at sagsområderne fordeles imellem medlemmerne og sekretariatet. Ved forpersonens forfald indtræder næstforpersonen i dennes sted.

Stk. 8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fem medlemmer, herunder mindst enten forperson eller næstforperson, er til stede. Beslutninger træffes normalt ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er forpersonens stemme afgørende.

Stk. 9. Et bestyrelsesmedlem kan søge orlov. I orlovsperioden indtræder evt. suppleant.

Stk. 10. Der skrives referat af bestyrelsesmøderne, der godkendes på det følgende møde.

Stk. 11. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Stk. 12. Foreningen tegnes af forpersonen og kassereren i forening eller ved en af disses forfald af forpersonen eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.

Fora og udvalg:

§ 10. Der kan inden for foreningens rammer oprettes fora til varetagelse af særlige aktiviteter på områder, hvor det skønnes at være særlige behov. Bestyrelsen skal godkende nye fora og fastsætte retningslinjer for deres arbejde. Der afgives årligt rapport fra hvert enkelt forum til bestyrelsen. Bestyrelsen skal desuden løbende tage stilling til, hvorvidt den pågældende
forumaktivitet fortsat skal støttes af foreningen.

Stk. 2. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg efter behov og med fastsat kommissorium. Bestyrelsen skal altid være repræsenteret heri ved mindst ét medlem.

Daglig ledelse:

§ 11. Mellem møderne i bestyrelsen varetages foreningens ledelse af et forretningsudvalg bestående af forpersonen, næstforpersonen og kassereren.

Stk. 2. Nærmere bestemmelse om anvendelse af lønnet bistand til varetagelse af sekretariatsopgaver, revision m.v. træffes af bestyrelsen.

Medlemskommunikation:

§ 12. Foreningen udgiver et medlemsblad, som er tilgængeligt både for foreningens medlemmer og offentligheden. Redaktøren ansættes af bestyrelsen.

Stk. 2. Der tilknyttes en redaktionsgruppe, som skal godkendes af bestyrelsen.

Stk. 3. Foreningen anvender også andre digitale kommunikationskanaler, herunder en hjemmeside og diverse sociale medier.

Vedtægtsændringer:

§ 13. Forslag til vedtægtsændringer kan fremsættes af bestyrelsen eller af mindst ti medlemmer, der til sammen repræsenterer mindst 150 stemmer på generalforsamlingen.

Stk. 2. Forslag, der fremsættes af bestyrelsen, offentliggøres på foreningens hjemmeside senest sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen, jvf. § 6, stk. 1 og 4. Andre forslag til vedtægtsændringer, herunder ændringsforslag til bestyrelsens forslag, må være denne i hænde senest tre uger før generalforsamlingen. Modtagne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside senest en uge før generalforsamlingen.

Stk. 3. Ændringer af vedtægterne kræver vedtagelse ved almindeligt flertal blandt de på generalforsamlingen fremmødte, og de gennem skriftlig fuldmagt repræsenterede medlemmer.

Ophævelse:

§14. Foreningen kan ophæves, hvis 2/3 af de repræsenterede stemmer jf. § 8, ved en generalforsamling vedtager dette. Hvis der ikke er det fornødne flertal, kan foreningen opløses ved simpelt flertal af de repræsenterede stemmer jf. § 8, ved en efterfølgende generalforsamling

Stk.2. Foreningens eventuelle formue tilfalder et biblioteksfagligt formål efter den ophævende generalforsamlings særskilte bestemmelse efter forslag fra den afgående bestyrelse.

Ikrafttræden:
§ 15. Disse vedtægter træder i kraft efter at være vedtaget på generalforsamling i Danmarks Forskningsbiblioteksforening.

Oprindelig vedtaget på generalforsamlingen i Foreningen af Medarbejdere ved Danmarks Forskningsbiblioteker den 7. juni 1979.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingerne i Danmarks Forskningsbiblioteksforening og dens daværende delforeninger den 13. september 2002.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 8. september 2006.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 16. september 2010.

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 15. september 2011.

Ændret og vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling i Danmarks Forskningsbiblioteksforening den 23. januar 2014

Ændret og vedtaget på ekstraordinær generalforsamling i Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker den 3. december 2021

Ændret og vedtaget på generalforsamlingen i Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker den 8. oktober 2025